電子定款とは？妹背牛の行政書士が紙の定款との違いを徹底解説
会社を設立する際には、「定款」と呼ばれる会社の基本ルールを定めた書類を作成しなければなりません。この定款は会社設立の際に必ず必要となる重要な書類ですが、近年では従来の紙の定款ではなく、「電子定款」を利用するケースが増えています。
しかし、「電子定款とは何なのか」「紙の定款と何が違うのか」と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
起業や法人設立を検討している方にとっては、設立時の費用をできるだけ抑えながら、スムーズに手続きを進めることが重要です。電子定款を活用することで、会社設立時にかかるコストを削減できる場合があり、起業時の負担軽減につながります。
この記事では、電子定款の基本的な仕組みから紙の定款との違い、利用するメリット・デメリットをわかりやすく解説します。妹背牛や北空知管内で会社設立を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
電子定款とは？紙の定款との違いを解説
そもそも定款とは、会社の目的や商号、本店所在地、発起人の氏名・住所など、会社運営の基本的なルールを定めた書類です。会社設立においては「会社の憲法」とも呼ばれる重要な書類であり、会社を設立する際には必ず作成しなければなりません。
電子定款とは、会社設立時に作成する定款を電子データとして作成し、電子署名を付与したものをいいます。株式会社の場合、従来は紙に印刷した定款を作成し、公証役場で認証を受ける必要がありましたが、現在ではPDF形式などの電子データで作成した定款についても認証を受けることが可能です。
近年では事前に公証役場へデータを送信し、内容確認を受けたうえで認証手続きを進めるケースが多いです。認証後は認証済みの電子定款データを受け取り、その後の法務局での会社設立登記手続きへ進みます。
電子定款と紙の定款は、記載する内容そのものに違いはありません。しかし、紙の定款の場合は収入印紙を貼付する必要がありますが、電子定款の場合は収入印紙が不要となるため、設立費用を抑えることができます。そのため、近年では会社設立時のコスト削減を目的として、電子定款を利用するケースが増えています。
電子定款を利用するメリット
電子定款には、会社設立を目指す方にとって多くのメリットがあります。特に起業時は設備投資や運転資金など何かと費用がかかるため、設立コストを抑えられる電子定款は大きな魅力といえるでしょう。
収入印紙代4万円を節約できる
電子定款の最大のメリットは、定款に貼付する収入印紙代4万円が不要になることです。
紙の定款で会社を設立する場合、作成した定款には4万円分の収入印紙を貼らなければなりません。一方、電子定款は印紙税法上の課税対象となる文書に該当しないため、収入印紙を貼付する必要がありません。
そのため、会社設立時の費用を少しでも抑えたい方にとって、電子定款は非常に有効な方法です。
電子データで保管・管理しやすい
電子定款はデータとして保存できるため、保管や管理がしやすい点もメリットです。
紙の定款の場合、紛失や破損のリスクがありますが、電子データであればバックアップを取ることで安全に保管できます。また、必要なときにすぐ内容を確認できるため、将来的な会社運営においても便利です。
電子定款のデメリットと注意点
電子定款には印紙税が不要になるなど多くのメリットがありますが、一方で注意しておきたい点もあります。特にご自身で手続きを行う場合は、必要な環境の準備や手続き方法を事前に確認しておくことが大切です。
電子署名や専用環境の準備が必要
電子定款を作成するためには、電子署名を行うための電子証明書やICカードリーダー、専用ソフトなどが必要になります。
紙の定款であれば印刷して署名・押印するだけですが、電子定款では電子データに対して電子署名を付与しなければなりません。そのため、環境を整えるための費用や手間が発生する場合があります。
一度きりの会社設立のためにこれらを準備するとなると、かえって負担が大きく感じられることもあるでしょう。
個人で手続きするには専門知識が求められる
電子定款は誰でも利用できますが、初めて会社設立を行う方にとっては手続きが複雑に感じられることがあります。
定款の内容に不備があれば公証役場で認証を受けられず、修正が必要になる場合があります。また、電子署名やデータ形式に関する知識も求められるため、慣れていない方にとっては難易度が高い手続きといえます。
会社設立の準備と並行して電子定款の作成を進める必要があるため、時間的な負担も少なくありません。
まとめ｜電子定款で会社設立費用を抑えることができます
電子定款とは、会社設立時に必要となる定款を電子データで作成し、電子署名を付与したものです。定款の内容自体は紙の定款と変わりませんが、電子定款を利用することで収入印紙代4万円が不要となり、会社設立時のコストを抑えられる大きなメリットがあります。
また、電子データとして管理できるため、保管や管理がしやすく、手続きを効率的に進められる点も魅力です。一方で、電子署名や専用ソフトの準備が必要になるほか、手続きに不慣れな場合は時間や手間がかかることもあります。
電子定款の認証手続きでは、公証役場とのやり取りや電子署名の付与など専門的な作業が求められるため、手続きを確実かつスムーズに進めたい方は行政書士へ相談するのも有効な選択肢です。会社設立後の事業運営を円滑にスタートさせるためにも、事前に必要な知識を身につけ、自身に合った方法で準備を進めていきましょう。
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